Excel is een krachtige kantoortoepassing waarmee u de meest gecompliceerde berekeningen kunt uitvoeren, informatie kunt systematiseren en analytische berekeningen kunt maken. Helaas gebruiken veel gebruikers, die de fijne kneepjes van Excel niet begrijpen, het alleen als een eenvoudig rekenhulpmiddel zoals een rekenmachine.

In een korte tijdspanne kan de gepresenteerde informatie, vergezeld van numerieke indicatoren, worden geanalyseerd, effectieve managementbeslissingen op basis daarvan maken, de samenvattingstabel in Excel helpen en hoe deze te maken gemakkelijk kan worden begrepen door de aanbevelingen van geavanceerde gebruikers te lezen.

De procedure voor het maken van een automatisch rapport

De draaitabel wordt gemaakt door de bestaande tabel als basis te nemen, wat een Excel-product of een andere database kan zijn.

Als de gebruiker heeft besloten om de initiële cursus te doorlopen, hoe een draaitabel in Excel te maken, dan is het beter voor hem om te oefenen op de tabelversie die door deze kantoortoepassing is gemaakt. Na het beheersen van de basisprincipes van het maken van draaitabellen in Excel, kunt u doorgaan naar geavanceerdere opties, wanneer indicatoren worden verkregen door te laden vanuit documenten die zijn gemaakt met volledig verschillende applicaties.

Basisvereisten

Er zijn een aantal verplichte vereisten, anders voert de overzichtstabel de taken waarop de gebruiker vertrouwt niet uit.

De belangrijkste vereiste is dat alle gegevens moeten worden ingevoerd in de vorm van een tabel, aan de top waarvan uiteraard de kop wordt opgesteld (met de namen van de aangegeven kolommen).

Bovendien moeten lege rijen en kolommen volledig worden uitgesloten. Buiten de tabel mogen geen notities en vreemde records worden vermeld in de rijen of kolommen naast het gebruikte gebied.

Het is wenselijk dat alle tabelcellen ook gegevens bevatten, zo mogelijk moeten lege cellen worden vermeden, omdat dit de systematisering en daaropvolgende analyse van informatie nadelig kan beïnvloeden.

In Excel combineren gebruikers vaak verschillende cellen. Als u samenvattende rapporten wilt maken, moet u een dergelijke samenvoeging voorkomen. Het is onaanvaardbaar om rijen of kolommen te verbergen die volgens de gebruiker in deze situatie niet belangrijk zijn.

Instructies voor het maken

Nadat de gebruiker aan alle bovenstaande vereisten heeft voldaan, kunt u doorgaan met verdere acties, zodat u begrijpt hoe u een samenvattende tabel kunt maken in Excel.

Eerst moet je de eerste cel vinden, die zich onmiddellijk onder de tabulaire kop bevindt, en deze actief maken. Om dit te doen, moet je de muiscursor op deze cel plaatsen en op de linkertoets klikken.

Ga vervolgens in het hoofdmenu naar het tabblad "Invoegen", waarna het bijbehorende submenu verschijnt, waaronder een pictogram met de naam van het item "Draaitabel". Door erop te klikken wordt de wizard geactiveerd om samenvattingsrapporten te maken, waardoor het veel eenvoudiger wordt om een ​​tabulair analytisch rapport te maken.

In het dialoogvenster dat wordt weergegeven, vraagt ​​de spreadsheeteditor u om het bereik dat moet worden geanalyseerd. Meestal bepaalt de wizard het onafhankelijk van elkaar, dus er zijn geen wijzigingen vereist.

U moet ook opgeven waar de gebruiker een samenvattingsrapport wil maken:

• op hetzelfde blad met de hoofdindicatoren;
• op het nieuwe blad.

In de meeste gevallen is het raadzaam om gebruik te maken van de tweede optie, dan is er geen verwarring, omdat het gemakkelijker is om de ontvangen informatie te analyseren.

Bij een nieuw blad vindt de gebruiker een gebied voor de tabel, evenals een lijst met geldige velden. Na te hebben besloten welke specifieke indicatoren moeten worden geanalyseerd, moet de gebruiker de geselecteerde velden met de muis in de gebieden "Filter", "Kolom" slepen. Op deze manier is het mogelijk om kolommen van het samenvattingsrapport te maken.

Verder worden de lijnen op precies dezelfde manier opgemaakt door de vereiste velden met de muis te slepen. Als er meerdere lijnen zijn, is het belangrijk om te bepalen welke bovenaan moet staan ​​en welke onderaan. U kunt de lijnen eerst in dezelfde volgorde rangschikken en kijken hoe gemakkelijk het is, hoe goed de samenvattende informatie zal worden weergegeven. Als het moeilijk is om de gegevens op deze locatie te analyseren, kan alles eenvoudig worden gecorrigeerd - houd een bepaald veld met de muis vast en beweeg het naar boven of beneden.

Kortom, het blijft om het laatste gebied van het samenvattingsrapport van de waarden te maken. Het veld dat de sleutel is voor analyse, bijvoorbeeld de totale massa, de totale hoeveelheid, wordt er naartoe overgebracht.

Als alles strikt volgens de instructies wordt gedaan, wordt in dit stadium een ​​analytisch rapport weergegeven. Wanneer er fouten worden gedetecteerd, volstaat het om velden uit te wisselen, de gegevens bij te werken en wordt de tabel automatisch opnieuw opgebouwd.

Samenvattingsrapporten gebruiken

De gebruiker besluit een draaitabel te maken als het nodig is om regelmatig naar analytische activiteiten te gaan. In dit opzicht is het nuttig om te weten dat de tabel is uitgerust met een filter waarmee u gegevens volgens de opgegeven criteria kunt systematiseren.

Filter toepassen

Het is handig voor beginnende gebruikers om te weten hoe ze een draaitabel in Excel kunnen bijwerken en hoe ze een query kunnen maken op basis van gegroepeerde gegevens.

Het bijwerken van de gegevens in de draaitabel is belangrijk wanneer de gebruiker wijzigingen in de hoofdtabel heeft aangebracht. Om de gegevens bij te werken, klikt u met de muis in de tabelruimte en roept u een extra menu op. Het item "Update" is gemakkelijk te vinden en het selecteren ervan wordt automatisch bijgewerkt.

Het gebruik van een filter in samenvattende rapporten is ook vrij belangrijk. Heel vaak worden de dagelijkse gegevens van werknemers vastgelegd en moet de medewerker die verantwoordelijk is voor analytische rapporten, gegevens analyseren voor het kwartaal of halfjaar.

Gewoon om het probleem op te lossen, helpt het filter. Nogmaals, niets ingewikkelds is nodig. Het volstaat om met de muis op een willekeurige datum te klikken (klik met de rechtermuisknop), selecteer "Groep" in het contextmenu, gevolgd door een dialoogvenster waarin u aanvaardbare methoden voor groepering kunt definiëren. Daarna wordt de tafel automatisch opnieuw opgebouwd, aanzienlijk verkleind en daarom zal het veel eenvoudiger zijn om de gegevens te analyseren.

Het is dus eenvoudig om draaitabellen te maken als u eerst aan een eenvoudige tabel oefent, aan alle vereisten voldoet en de juiste gegevens invoert. Na het beheersen van dergelijke vaardigheden, zal de gebruiker zeer snel de voordelen voelen, aangezien de gegevens in een korte tijdsperiode zullen worden geanalyseerd, vergezeld van absolute nauwkeurigheid.