Elektronisch documentenbeheer kwam in conflict met het principe dat een contract of een ander belangrijk stuk tekst moet worden geverifieerd met een leesbare en ondubbelzinnig identificeerbare handtekening. Lange tijd was er geen oplossing voor dit probleem. Geleidelijk aan is EDS-technologie, elektronische digitale handtekening, populair geworden en zelfs noodzakelijk in sommige gebieden. En hoewel niet alle gewone gebruikers het kennen en gebruiken, heeft Microsoft ondersteuning voor deze technologie ingebed in de toepassingen voor documentverwerking.

Officiële documenten moeten worden gesigneerd

Naast de ratificatie van contracten, wordt EDS ook gebruikt als een hulpmiddel voor het authenticeren van brieven in e-mail, macro's, etc. Het verificatiemechanisme wordt geïmplementeerd door middel van coderingstechnologieën met een private sleutel, die beveiligings- en crypto-resistentiepunten toevoegt. Het gebruik ervan garandeert een eenduidige identificatie van de persoon die het heeft gebruikt. Het resulterende bestand ook "verzegelen", omdat u de tekst niet kunt wijzigen zonder opnieuw te ondertekenen. En "niet-reproduceerbaarheid." De betekenis van de laatste is dat de auteur van het document er niet bij betrokken kon zijn. Dit is belangrijk in een zakelijke (en niet alleen) omgeving.

In een document invoegen

U kunt de inhoud van uw EDS-document controleren als het niet achterstallig is en het certificaat of de eigenaar niet is aangetast. Dan is er geen belemmering voor het gebruik van deze tool. Office-toepassingen die deze technologie ondersteunen, namelijk Word en Excel, controleren de ingevoegde handtekening voor al deze functies. Alleen met een positief resultaat kunnen ze het tekstbestand met de hulp verifiëren. Een dergelijke cheque dient als bewijs van de geldigheid van de handtekening, niet alleen voor de auteur van het document, maar ook voor degene voor wie het bestemd is. Het principe van wederzijdse veiligheid en maakte deze technologie geclaimd.

Voordat u een digitale handtekening invoegt in Word, controleert u of deze aan alle vermelde vereisten voldoet. Om een ​​speciaal gebied in te voegen om een ​​digitale handtekening in te voegen, opent u het document in Word, plaatst u de cursor op de juiste plaats en gaat u naar het tabblad "Invoegen" in het lint Instellingen. Daar heb je de "Tekst" -groep nodig, er zal alleen een "Signature string" -knop in zitten. Door erop te klikken, opent u een vervolgkeuzemenu waarin u de "Microsoft Office Signature String" moet selecteren. Op de plaats waar de cursor werd geplaatst, wordt het gebied ingevoegd. Tegelijkertijd verschijnt een instellingsvenster op het scherm waarin u indien nodig de naam van een persoon kunt invoeren. Deze persoon moet het tekstbestand, de titel en het e-mailadres verifiëren. Als u opmerkingen of instructies hebt voor de ondertekenaar, moeten deze ook worden ingevoerd in het veld 'Instructies' in hetzelfde dialoogvenster. Op het moment dat hij op de bijschriftregel klikt, verschijnen uw opmerkingen in een pop-upvenster. Dit is erg handig wanneer u de opmaak in het document niet wilt onderdrukken, er extra tekst in wilt invoegen of een ander bestand of notitie met uitleg wilt maken. Als u de ondertekenaar nodig hebt om u het antwoord te geven, vinkt u in hetzelfde dialoogvenster het selectievakje met de juiste machtiging aan. Op dat moment, omdat hij een handtekening in het document zal invoegen, zal het Woord hem de gelegenheid bieden om zijn eigen tekst naast je commentaar te schrijven. Op deze manier breidt Microsoft de tekstverwerker uit naar batchprocesbestanden.

Alles in hetzelfde venster kunt u een datum toevoegen, deze wordt weergegeven in de handtekeningregel. Als er meerdere van dergelijke gebieden zijn, moet deze procedure zo vaak worden herhaald als nodig is, elke keer dat de nodige velden worden ingevuld, indien nodig.

Kom nu tot deze kwestie van de ondertekenaar. Als u uw EDS in het handtekeninggebied wilt invoegen, opent u het document en klikt u erop met de linkermuisknop. Deze klik markeert de regel en geeft u een handtekeningveld. Nu kunt u uw naam typen om een ​​afgedrukte versie van de EDS in te voegen, of in de keuzedialoog een gesigneerde afbeelding op de harde schijf opgeven. Zowel het ene als het andere start het verificatieproces voor de gespecificeerde handtekening, zoals we aan het begin van het artikel vermeldden, en met een positief resultaat zal een bevestigingsknop direct in het Word-venster verschijnen. Door erop te klikken, ondertekent u het document. Voor tabletbezitters is er nog een andere optie. Gebruik de voordelen van het touchscreen om een ​​elektronische handtekening te plaatsen, zoals vroeger, met een penseelstreek, maar in dit geval wordt deze vervangen door een stylus. Houd er echter rekening mee dat het schilderij in dit geval niet mag verschillen van het schilderij dat je tijdens de registratie hebt aangegeven, wat lastig kan zijn. De moderne technologie voor vingerafdrukautorisatie wordt ook geleidelijk aan gebruikt in het EDS-mechanisme, maar Word heeft de bijbehorende update nog niet ontvangen.

Onzichtbare handtekening

Als het niet de moeite waard is om een ​​expliciete handtekening te plaatsen, maar tegelijkertijd wilt u het document beveiligen tegen bewerken door onbevoegden, kunt u er opnieuw een EDS in plaatsen, maar zonder een gebied toe te voegen. In het Woord is er zo'n functie. De bevestigde schilderij is niet zichtbaar in de inhoud, maar er is een bijbehorend pictogram in de statusbalk onder aan het documentvenster. Alleen de auteur van het document kan hierin wijzigingen aanbrengen. Om een ​​dergelijke EDS toe te voegen, klikt u op de knop van het hoofdmenu in het documentvenster (met het Microsoft Office-pictogram) en selecteert u het item Voorbereiden, voegt u een digitale handtekening toe en gaat u akkoord in het dialoogvenster.

conclusie

Het gebruik van een dergelijk mechanisme is niet alleen gerechtvaardigd in een bedrijfsomgeving, maar ook bij gewone gebruikers die om hun veiligheid geven. Daarom is het werken met Microsoft Word zo handig mogelijk om in te zoomen, zodat iedereen het kan gebruiken.